Theo Audrey Strauss, Quyền Luật sư Hoa Kỳ cho Quận phía Nam của New York, Toyota đã “vi phạm một cách có hệ thống các quy định cung cấp cho [Cơ quan Bảo vệ Môi trường] một công cụ tuân thủ quan trọng để đảm bảo rằng các phương tiện lưu thông trên đường tuân thủ các tiêu chuẩn khí thải liên bang".Điều này không có nghĩa là Toyota đã gian lận trong bất kỳ cuộc kiểm tra khí thải nào, vì họ đã không nộp được các thủ tục giấy tờ thích hợp cho EPA về bất kỳ lỗi khí thải nào trong các sản phẩm của công ty. Điều này xảy ra trong khoảng thời gian 10 năm, từ 2005 đến 2015, Bộ Tư pháp cho biết trong một thông cáo báo chí.
Đạo luật không khí sạch yêu cầu các nhà sản xuất ô tô phải nộp Báo cáo thông tin khiếm khuyết về phát thải (EDIR) cho EPA bất kỳ lúc nào ít nhất 25 xe từ một năm mô hình duy nhất bị hỏng hóc hoặc khiếm khuyết trong bộ phận liên quan đến khí thải. Sau khi công ty quyết định khắc phục sự cố, công ty cần phải nộp Báo cáo thu hồi phát thải tự nguyện (VERR). Chính phủ cho biết, trong khoảng thời gian 10 năm được đề cập, Toyota đã không nộp 78 EDIR, 20 VERR và hơn 200 báo cáo hàng quý.
Căn nguyên của vấn đề dường như bắt nguồn từ việc thông tin sai lệch giữa công ty và chính phủ vào thời điểm cần báo cáo. Vào tháng 5 năm 2002, Toyota đã mô tả quy trình của mình với EPA, dựa trên 25 “báo cáo sản phẩm” từ các đại lý của mình về các vấn đề khí thải hoặc khi có yêu cầu bảo hành trong bốn phần trăm số xe bán ra ở California (một điểm mà công ty sẽ cần nộp báo cáo theo quy định về môi trường của Golden State). EPA từ chối cách tiếp cận này, nhưng nó không quan trọng lắm, vì vào năm 2005, Toyota chỉ nộp EDIR khi đạt ngưỡng của California để báo cáo.
Theo Reuters , Toyota đã thừa nhận lỗi của mình trong vụ việc hồi năm 2015, lưu ý rằng hãng đã “xác định và tự báo cáo lỗ hổng quy trình dẫn đến việc chậm nộp một số báo cáo EPA không công khai về các khiếm khuyết liên quan đến khí thải trên xe". Công ty tiếp tục nói thêm rằng “mặc dù sự chậm trễ báo cáo này dẫn đến tác động phát thải không đáng kể, nếu có, chúng tôi nhận thấy rằng một số quy trình báo cáo của chúng tôi không đạt được tiêu chuẩn cao của riêng chúng tôi và chúng tôi rất vui khi giải quyết được vấn đề này”.
